Para agregar observaciones en una factura del SAT tienes cuatro opciones: escribirlas en el campo Descripción del concepto (hasta 1,000 caracteres), en Condiciones de pago (también 1,000), en una addenda que el SAT no valida, o en el apartado de comentarios que tu programa de facturación imprime solo en el PDF. El CFDI 4.0 no tiene un campo oficial llamado “Observaciones”.
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Por qué no encuentras el campo “Observaciones” en el CFDI 4.0
El Anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal, que es el documento donde el SAT define la estructura del XML, no contempla ningún nodo ni atributo de observaciones. Desde el 1 de abril de 2023, cuando el CFDI 4.0 se volvió obligatorio, la factura se compone de nodos fijos: Emisor, Receptor, Conceptos, Impuestos y, en su caso, Complementos. Cualquier texto libre que quieras meter tiene que colgarse de alguno de los campos que ya existen.
Eso explica por qué en el servicio gratuito “Genera tu factura” del portal del SAT no aparece una casilla con ese nombre. Sí la ves en Contpaqi Comercial, Aspel SAE, Facturama o Bind ERP, pero ahí es un campo del programa, no del SAT: cada software decide si esa nota va al PDF, a la addenda o a ninguna parte del XML.
Las 4 formas de agregar observaciones en factura SAT
1. Campo Descripción del concepto (la más usada)
Cada concepto de la factura lleva un atributo Descripción con un mínimo de 1 y un máximo de 1,000 caracteres. Es la vía más común porque el texto queda dentro del XML timbrado, lo lee cualquier visor y lo ve el contador del cliente. Sirve para aclaraciones del tipo: “Servicio de mantenimiento correspondiente a julio 2026, orden de compra OC-4521” o “Incluye 2 visitas a domicilio en Guadalajara”.
En el portal del SAT lo encuentras en la pestaña Conceptos, justo debajo de la clave de producto o servicio. Pon primero lo que describe el bien o servicio y después la observación; no pongas ahí datos que contradigan otros campos, por ejemplo una forma de pago distinta a la que seleccionaste en el catálogo.
2. Condiciones de pago (solo facturas de ingreso y egreso)
El nodo Comprobante tiene el atributo CondicionesDePago, texto libre de hasta 1,000 caracteres. Está pensado para “Crédito a 30 días” o “50% anticipo, 50% contra entrega”, pero muchos negocios lo usan para observaciones ligadas al cobro: número de contrato, referencia SPEI, CLABE, cuenta para depósito o el nombre del vendedor. En el portal del SAT lo llenas en la pestaña Comprobante. Ojo: el atributo no existe en facturas tipo Pago, Nómina ni Traslado, así que ahí no te aparecerá.
3. Addenda: texto libre que el SAT no revisa
La addenda es un nodo opcional al final del XML donde cabe casi cualquier información comercial: número de proveedor, centro de costos, nombre de quien recibió el pedido. El SAT la permite, pero no la valida ni la lee, y no forma parte del sello digital. La usan sobre todo empresas grandes como Walmart, Soriana, Liverpool o Chedraui, que exigen a sus proveedores una addenda con formato propio para poder programar el pago.
El servicio gratuito del SAT no permite agregar addendas; para eso necesitas un PAC o un programa de facturación. Los paquetes de timbres cuestan aproximadamente entre $1 y $3 MXN por factura, según el volumen que contrates.
4. Comentarios que solo salen en el PDF
Casi todos los sistemas comerciales tienen un recuadro de “Observaciones” o “Comentarios” que se imprime en la representación impresa (el PDF), pero no viaja en el XML. Es útil para instrucciones al cliente (“Entregar en recepción, con Laura”), pero si el cliente sólo guarda el XML esa nota desaparece. Si la información importa fiscalmente, no la dejes únicamente ahí.
Paso a paso en el portal “Genera tu factura” del SAT
- Entra a sat.gob.mx, sección Factura electrónica, opción “Genera tu factura”, con tu RFC y contraseña o e.firma.
- En la pestaña Comprobante llena lugar de expedición (tu código postal), forma y método de pago y, si aplica, el campo Condiciones de pago con tu observación de cobro.
- En Receptor captura RFC, nombre exactamente como está en la constancia de situación fiscal, código postal, régimen y uso del CFDI.
- En Conceptos escribe la clave del producto o servicio, cantidad, unidad y precio; en Descripción agrega el detalle más la observación (máximo 1,000 caracteres).
- Revisa la vista previa, sella con tu Certificado de Sello Digital o con tu e.firma y descarga XML y PDF.
Si tributas en RESICO o todavía usas “Factura fácil” de Mis cuentas, el flujo es más corto pero la lógica es la misma: la observación va en la descripción del concepto.
Qué hacer si ya timbraste y olvidaste la observación
Un CFDI timbrado no se edita. Ni el SAT ni el PAC permiten cambiar una letra sin invalidar el sello, así que la única salida es cancelar y emitir uno nuevo. Aquí entra en juego el receptor: desde 2022, si la factura tiene más de $1,000 MXN y pasaron más de 24 horas, el cliente debe aceptar la cancelación en el Buzón Tributario en un plazo de 3 días hábiles. Si te toca a ti dar el visto bueno, tienes explicado cómo aceptar la cancelación de una factura en el portal del SAT con capturas del proceso.
El procedimiento correcto cuando el error es sólo un texto faltante:
- Emite primero la factura sustituta con la observación completa, relacionando la original con el tipo de relación 04 “Sustitución de los CFDI previos”.
- Cancela la original con el motivo 01 “Comprobante emitido con errores con relación” e indica el folio fiscal (UUID) de la sustituta.
- Espera la aceptación del receptor si aplica; si no responde en 3 días hábiles, el SAT la da por aceptada.
La regla 2.7.1.47 de la RMF te permite cancelar a más tardar en el mes en que debas presentar la declaración anual del ejercicio en que se emitió la factura. Una factura de 2026 de persona física, por ejemplo, puede cancelarse hasta abril de 2027. Pasado ese plazo, mejor ni lo intentes: el SAT rechazará la solicitud.
Errores comunes que sí generan problemas
Meter observaciones parece inofensivo, pero hay tres fallas que se repiten en revisiones del SAT y en rechazos de clientes:
- Contradecir campos del catálogo. Escribir “pago en efectivo” en la descripción cuando marcaste forma de pago 03 Transferencia. En una auditoría el texto libre no vale; vale el catálogo.
- Poner datos personales de más. CURP, número de INE o dirección completa del cliente en la descripción. No hacen falta y te exponen a una queja por protección de datos.
- Confiar en la nota del PDF. El cliente te dice que no aparece la orden de compra: es porque sólo la escribiste en el recuadro de comentarios del programa y no en el XML.
- Superar los 1,000 caracteres. El PAC rechaza el timbrado con el error CFDI40 relacionado con la longitud del atributo. Recorta o reparte el texto entre varios conceptos.
Cuando el cliente es una cadena o una dependencia de gobierno, pregunta antes de facturar qué necesita ver y en qué campo: cada uno tiene su propio formato de addenda o su propia costumbre de descripción. Si además te piden cancelar y refacturar porque falta un dato, revisa antes el proceso de aceptación de cancelaciones en el SAT para que no se te venza el plazo de 3 días hábiles.
La próxima vez que factures, escribe la observación antes de timbrar y léela dos veces: son 30 segundos que te ahorran una cancelación, un CFDI sustituto y una llamada incómoda al contador del cliente.
Preguntas frecuentes
¿Dónde se ponen las observaciones en una factura del SAT?
En el campo Descripción de cada concepto, que admite hasta 1,000 caracteres y sí queda en el XML timbrado. También puedes usar Condiciones de pago (solo en facturas de ingreso y egreso), una addenda si tu PAC lo permite o el recuadro de comentarios del programa, aunque este último solo aparece en el PDF.
¿Cuántos caracteres puede tener la descripción en el CFDI 4.0?
El Anexo 20 fija un mínimo de 1 y un máximo de 1,000 caracteres para el atributo Descripción de cada concepto. El mismo límite aplica al campo Condiciones de pago. Si te pasas, el PAC rechaza el timbrado y tendrás que recortar el texto o repartirlo entre varios conceptos.
¿Puedo agregar observaciones a una factura ya timbrada?
No. Un CFDI timbrado no se puede modificar sin invalidar el sello digital. La única forma es emitir una factura sustituta con relación tipo 04 y cancelar la original con el motivo 01. Si el monto supera $1,000 MXN y pasaron más de 24 horas, el receptor deberá aceptar la cancelación en su Buzón Tributario.
¿La addenda de una factura tiene validez fiscal?
No. La addenda es un nodo opcional que el SAT permite pero no valida ni firma; sirve para información comercial que pide el cliente, como número de proveedor u orden de compra. En el servicio gratuito del SAT no se puede agregar; necesitas un PAC o un programa de facturación que la genere con el formato que exige cada empresa.
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Publicado por Créditos Latam · Última revisión: 15 de septiembre de 2026
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